Copias de seguridad de una clínica: qué, cuándo y dónde

Perder los datos de una clínica no es como perder los de una tienda. No es solo dinero: es historial clínico, consentimientos firmados y obligaciones legales de conservación.

Y sin embargo, las copias de seguridad son de las cosas peor resueltas en el sector.

Lo que hay que copiar

No basta con la base de datos. Una copia completa incluye:

• La base de datos. Pacientes, citas, tratamientos, cobros, historial.
• Los archivos subidos. Fotos clínicas, consentimientos en PDF, documentos.
• La configuración. Plugins, ajustes, plantillas.

Es habitual copiar solo la base de datos. Entonces, en una restauración, tienes las fichas pero las fotos apuntan a archivos que ya no existen.

Con qué frecuencia

Depende de cuánto puedes permitirte perder. Para una clínica en activo:

• Base de datos: diaria. Perder un día de citas y cobros ya es grave.
• Archivos: semanal, si las fotos no son diarias.
• Copia completa: mensual, guardada aparte y con más retención.

Dónde guardarlas

La regla clásica sigue valiendo: tres copias, en dos soportes distintos, una de ellas fuera del local.

Una copia guardada en el mismo servidor no es una copia de seguridad. Si el servidor falla, se va con él. Y una copia en un disco en la recepción no protege de un incendio ni de un robo.

Y aquí lo importante: cifrarlas

Una copia de seguridad de una clínica contiene datos de salud. Si se guarda sin cifrar en un servicio de almacenamiento, has trasladado tu fichero de pacientes a un sitio que no controlas.

De poco sirve cifrar la base de datos si la copia se guarda en claro.

La prueba que casi nadie hace

Y aquí está el punto de todo el artículo. Una copia que no se ha restaurado nunca no es una copia: es una suposición.

Los fallos habituales solo se descubren al intentar restaurar: el archivo estaba corrupto, faltaban tablas, el proceso llevaba meses fallando en silencio, nadie sabía la contraseña de cifrado.

Haz una restauración de prueba en un entorno aparte, una vez al año como mínimo. Es media mañana de trabajo y es la única forma de saber que tienes lo que crees tener.

Un apunte sobre el hosting

Muchos alojamientos incluyen copias. Está bien, pero conviene saber tres cosas: cuánto tiempo las conservan, cuánto tarda una restauración, y si puedes descargarlas tú.

Si la respuesta a la última es no, dependes por completo de tu proveedor. Ten siempre una copia propia.