Cortesías: cómo regalar tratamientos sin descuadrar la caja

Toda clínica regala tratamientos. A una clienta de siempre, para compensar una incidencia, al equipo, a una colaboradora. Es gestión comercial normal y sana.

El problema no es regalar. Es que el regalo desaparezca de los números.

Las dos malas soluciones

Poner precio cero. La cita queda saldada, sí. Pero se confunde con un error de configuración, no queda constancia de que fue un regalo deliberado, y no hay forma de sumar cuánto has regalado en el año.

No registrar la cita. Peor todavía. Pierdes el historial clínico de un tratamiento que sí se hizo, y las estadísticas de ocupación mienten: esa hora aparece libre cuando estuviste trabajando.

Lo que necesitas registrar

Una cortesía bien registrada guarda cuatro cosas:

• Que es una cortesía, no un precio cero por error.
• El motivo, de una lista corta y cerrada.
• Quién la autorizó.
• El valor de mercado de lo regalado.

El último es el que más se olvida y el más valioso. Sin él no puedes responder a la pregunta importante: cuánto estamos regalando al mes.

La conversación que permite tener

Cuando esos datos existen, aparecen cosas que nadie sospechaba. Que las compensaciones por incidencias suman más que todas las cortesías comerciales juntas, por ejemplo. O que un tratamiento concreto se regala mucho más que el resto, lo que suele indicar que su precio está mal puesto.

Sin registro, esas conversaciones no se pueden tener. Con registro, se tienen con números.

Ponle límites

Merece la pena establecer topes: cuántas cortesías al mes por profesional, o qué importe máximo puede autorizar cada persona sin consultar.

No es desconfianza. Es que sin límite explícito, cada uno usa su criterio, y los criterios varían mucho.

No lo confundas con el descuento

Una cortesía y un descuento son cosas distintas. El descuento reduce el precio de una venta; la cortesía la elimina por completo, por un motivo concreto y con autorización.

Mezclarlos en el mismo mecanismo hace que ninguno de los dos informes sirva.