La cita cancelada que se comió tu stock

Un inventario conectado al tratamiento es una de las funciones que más tiempo ahorra: cada vez que completas una cita, el sistema descuenta el material que consume ese protocolo. Se acabó apuntar en una libreta.

Pero tiene un punto ciego que produce desviaciones lentas y difíciles de rastrear.

El caso

Completas una cita. El sistema descuenta tres ampollas. Media hora después descubres que te habías equivocado de paciente y cambias la cita a cancelada.

La cita ya no cuenta. Pero las tres ampollas siguen descontadas. El producto está en la estantería y el sistema cree que se gastó.

Por qué es un problema silencioso

Una desviación de tres ampollas no se nota. El problema es que se acumula:

• Las alertas de stock bajo saltan antes de tiempo.
• Pides producto que no necesitas.
• Los recuentos nunca cuadran y acabas desconfiando del sistema.
• Cuando dejas de fiarte del inventario, vuelves a la libreta.

Y lo peor: como el desajuste es pequeño y constante, se atribuye a «que el inventario nunca cuadra» en vez de buscarse la causa.

Los tres momentos que hay que cubrir

Un inventario bien conectado devuelve el material en tres situaciones:

1. Cita cancelada tras haberse completado.
2. No asistió: el tratamiento tampoco se hizo.
3. Cita borrada: si desaparece la cita, no hay a qué atribuir el consumo.

El tercero es el que más se olvida. Muchos sistemas contemplan la cancelación pero no el borrado, y ahí el material se queda descontado sin ninguna cita detrás.

Devolver no es borrar

Un detalle importante de cómo debe hacerse: la devolución no debe borrar el movimiento original, sino crear uno contrario.

Así el histórico del artículo cuenta lo que pasó de verdad —se descontó y se devolvió— en vez de fingir que nunca ocurrió. En una auditoría o ante una discrepancia, esa trazabilidad vale mucho.

Compruébalo tú

Coge un tratamiento que consuma material. Completa una cita. Anota el stock. Cancela la cita. Vuelve a mirar.

Si el número no ha vuelto a subir, tienes una fuga.