Lotes y caducidades: el control que evita tirar producto

Un inventario que solo cuenta unidades responde a «cuántas ampollas tengo». Un inventario con lotes responde a algo más útil: cuáles caducan primero y de cuál debo gastar hoy.

El coste de no llevarlo

Sin control de lotes, el consumo real sigue la ley del menor esfuerzo: se gasta del bote que está más accesible en la estantería. Que suele ser el último que llegó.

El resultado es predecible: el producto del fondo caduca sin usarse. Y en medicina estética, con productos de precio alto y caducidades cortas, eso es dinero tirado de forma constante.

FIFO: primero el que entró antes

La regla es sencilla: se consume primero el lote más antiguo, o mejor dicho, el que caduca antes. El sistema debe indicarlo al descontar, sin que nadie tenga que mirar fechas en los envases.

Esto también da información que de otra forma no tendrías: qué lote se usó en qué paciente. Ante una incidencia con un producto concreto, saber exactamente a quién se le aplicó es la diferencia entre una llamada y un problema.

Las alertas que sí sirven

Un sistema de alertas mal calibrado se ignora en dos semanas. Estas son las que aportan:

• Stock bajo, con umbral por artículo. No es lo mismo quedarse sin guantes que sin un producto de pedido especial.
• Caducidad próxima, con margen suficiente para usarlo o devolverlo.
• Producto caducado que sigue figurando como disponible.

Y una recomendación: que las alertas lleguen agrupadas en un resumen, no una por una. Un correo diario con lo que hay que atender se lee; quince correos sueltos se archivan sin abrir.

El detalle de las devoluciones

Cuando un producto vendido se devuelve, la tentación es sumarlo de nuevo al lote original. Es mejor crear un lote nuevo de devolución.

Por tres razones: se sabe qué unidades volvieron, no se mezcla con stock que caduca antes, y si el producto cambió de formulación entre medias, no se confunden versiones.

Conéctalo al tratamiento

La parte que más tiempo ahorra: definir qué consume cada protocolo y dejar que el sistema descuente al completar la cita. Se acabó el recuento manual.

Eso sí, con una condición: que si la cita se cancela o se borra, el material vuelva. Si no, el inventario se desvía poco a poco y acabas desconfiando de él.